Kỹ năng viết thư bằng Tiếng Anh




Trong kinh doanh, một bức thư viết đúng cách, chặt chẽ và chỉn chu luôn được đón nhận và tạo được ấn tượng tốt với người đọc. Cách trình bày một bức thư tiếng Anh theo phong cách hiện đại khá đơn giản. Mặc dù lối viết thư của người Anh và người Mỹ có đôi chút khác biệt và mỗi người lại có một cách hành văn riêng nhưng các lá thư giao dịch bằng tiếng Anh vẫn tuân theo một số nguyên tắc trình bày nhất định.
Khi viết văn thư giao dịch bằng tiếng Anh: thư tín thương mại (business letter): thư xin việc (application letter), thư mời (inviting letter), đơn hàng (Purchase Order), thư khiếu nại (letter of complaint), thư trả lời khiếu nại (letter of answer) .... ta cần chú ý và tuân thủ một số quy tắc sau:

1. Không viết tắt: Phải viết đầy đủ I am, I will, I have seen, I do not, ... không được viết I'am, I'll, I don't, I've seen

2. Không dùng từ thông tục, tiếng lóng, từ thân mật: wanna, kid, dad, mate, ...

3. Không dùng động từ want cho ngôi thứ nhất, hãy dùng would like. Không dùng động từ should cho ngôi thứ 2 (đừng lên lớp khuyên bảo đối tác), chỉ dùng cho ngôi thứ nhất (xin lời khuyên). Dùng may hoặc could thay cho can, would thay cho will, ...

4. Hãy lễ độ dù cho đang bực tức: dùng Dear ở đầu thư, và dùng please khi muốn yêu cầu

5. Hãy viết cho ngắn gọn, nhưng đủ ý. Câu văn cũng vậy, ngắn, không dùng câu phức với 3, 4 mệnh đề (complex sentense). Câu phải có đầy đủ subject, verb, direct object và indirect object nếu có.

6. Hãy nhớ dùng và dùng chính xác các dấu chấm câu: chấm, chấm phẩy, phẩy, dấu hai chấm. nếu 1 ý chính có nhiều ý phụ, dùng dấu gạch đầu dòng. Hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!).

7. Tránh lỗi đặt câu rườm rà: Xảy ra tình trạng trong 1 câu không biết danh từ nào làm chủ cho động từ nào, hoặc không biết động từ nào thể hiện hành động của chủ từ nào, và không biết hành động đó tác động đến đối tượng nào.

8. Tuyệt đối tránh: lỗi văn phạm, lỗi chính tả

9. Tránh lỗi ambiguity: câu, từ nhiều nghĩa, gây hiểu lầm. Dùng từ đơn giản, không dùng từ bác học.

10. Cuối thư:
- Regards, Best Regards, Hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống.
- Sincerely Yours, Dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa "chân thành"
- Faithfully Yours, Dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì mang nghĩa "trung thành"

Chú ý dấu phẩy cuối các từ / nhóm từ trên.
Cuối cùng, ký, phải ghi đầy đủ tên và họ.

View more latest threads same category: